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2016.08.19

【ビジネスメールを押さえて内定に近づこう!美しいメールが書ける候補者は好印象♪ ~Vol.3 宛名と一文目の挨拶「お世話になっております」 】

2016.08.19 update

NINJA事務局より

こんにちは!NINJA事務局のKeiです。
日本語のビジネスメールを書くときのポイントをお伝えするコラムの第3回目です。

前回は、
【ビジネスメールを押さえて内定に近づこう!美しいメールが書ける候補者は好印象♪ ~Vol.2 メールタイトルで端的に主旨を伝えよう 】
( http://www.nextinjapan.com/news/view/201 )をお送りいたしました。


今回は、メール本文の書き方の基本、特に書き出しの部分に関してお伝えしていきます。
ポイントは以下2つです。


■■ポイント4.相手の宛名は省略せず、すべて書く ■■

■■ポイント5.書き出しのお決まりフレーズは「お世話になっております。」 ■■

■■ポイント4.相手の宛名は省略せず、すべて書く ■■


メール本文を書くにあたり、一行目に書くのは相手の宛名です。
これは、相手から受けた返信メールにおいても同じです。

1.社名
2.部署名
3.役職名
4.相手の氏名 様

の順で書きます。
実際に書くと、以下のようになります。

---------------------

株式会社グローバルパワー
総務部 人事グループ 採用担当
マネージャー
グローバル 太郎 様

---------------------

ここで注意しなくてはならないのが、日本では【相手の宛名を間違えることは大変失礼にあたる】ということです。
前株/後株の間違い・名前の変換間違い・誤字などの無いよう、細心の注意を払って記入しましょう。


●「株式会社」を「(株)」など省略してもよい?
メールにおいては省略は避けましょう。
特に、初めてメールを送るときは、「(株)」の形で表記することは避けましょう。


●部署名が長すぎるときは?
2行にして構いません。
どんなに長くとも、省略せず全て書きましょう。


●2人に対して送りたいときは?
役職が上の方を先(上)に、続いて役職順で名前を書きます。
役所が無い方に関しては、姓(名字)の1文字目が上の方と揃うように、スペースで調整します。

---------------------

株式会社グローバルパワー
総務部 人事グループ 採用担当
マネージャー グローバル 太郎 様
       田中 花子 様  ≪←「田」が「グ」の下になるよう、スペースキーで調整≫

---------------------


●相手の名刺とメールの署名、どちらの情報を使ったらよいの?
ケースバイケースです。
メールの署名には、自分の役職名を入れない方もいます。
名刺には役職もきちんと書かれています。名刺をいただいている場合は必ず名刺を優先して確認しましょう。
稀に、部署異動の直後など、メールの署名には変更が反映されているものの、名刺は印刷が間に合わず古いものを渡すケースがあります。
いただいた名刺とメールの署名が異なる場合は、名刺の情報を優先して書き、あわせて確認を取りましょう。
”頂戴したお名刺と署名の部署が異なっていらっしゃいましたが、どちらが正しい形でしょうか”などと尋ねると良いでしょう。
確認を取ることは失礼には当たりませんし、逆に誤った部署/役職のまま相手を認識し続けるほうが失礼になってしまいます。


●相手の社名と名字しか分からない場合は?
社名と名字だけでもOKです。分かる範囲で書きましょう。

---------------------

株式会社グローバルパワー
グローバル 太郎 様

---------------------
相手に関して知っている情報が上記だけなら、これでもOKです。


●2度目以降の返信のときも、社名・部署名・役職名・氏名すべて必要?
返信が続く2度目以降の連絡の場合は、社名+相手のお名前だけでも問題ありません。
ただし、「様」は必ずつけましょう。
---------------------

株式会社グローバルパワー
グローバル 太郎 様

---------------------




■■ポイント5.書き出しのお決まりフレーズは「お世話になっております。」 ■■



宛名を書いたら、次は本文を書き始めます。
一文目は【挨拶】+【名乗る】形です。

ここで、必ず覚えていただきたいのが、ビジネスメールの一言目に必ず使われる決まり文句

「お世話になっております。」


です。


この言葉には深い意味はありません。たいしてお世話になっていなくても、この言葉で始めます。


1.基本のパターン「お世話になっております。」+「(名前)です。」

・お世話になっております。グローバル花子です。


2.学生の方がメールを送るときは「お世話になっております。」+「(大学名)大学の(名前)です。」

・お世話になっております。GP大学のグローバル花子です。


3.社会人どうしのビジネスメールのときは「お世話になっております。」+「(会社名)の(名前)です。」

・お世話になっております。GP商事のグローバル(※)です。
 (※)名前は略することが多いです


4.外国人の方が応募する場合「お世話になっております。」+「(国名)出身の(名前)です。」

・お世話になっております。アメリカ出身のグローバル花子です。
 ※採用担当者に出身国+名前のセットで覚えてもらえるメリットがあります。


◆「お世話になっております。」以外の言葉を使う場合

5.相手と初対面のときは「お世話になっております。」ではなく、「初めまして。」+「(名前)と申します。」でもOK!

・初めまして。グローバル花子と申します。


6.朝(~10時30分くらいまで)送るメールに限り「お世話になっております。」の代わりに「おはようございます。」でもOK!

・おはようございます。グローバル花子です。

 ※この場合の「おはようございます」は挨拶としての役割をしています。
 ただし、昼間「こんにちは。」、夜に「こんばんは。」などは堅いシチュエーションのビジネスメールには不向きです。
 相手との関係ができている場合のみ、使用しても差し支えありません。

◆5.6.のケースで、名前の前に大学名や社名、出身国名を入れるのも全く問題ありません。



このように、【挨拶】+【名乗る】の1行を書いた後、本文を書き始めるのが
日本のビジネスメールの定型です。

最初は「お世話になっております。」に慣れていくことから始めてみましょう!


次回はメールでよく使う便利なフレーズをお伝えします。お楽しみに!


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