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2019.04.10
ビジネスマナー

約束した時間の何分前が正解?ビジネスシーンにおける「日本式・時間感覚」をおさえよう!

2019.04.10 up

NINJA事務局より

外国人材の皆さんが、日本に来て驚く事の1つが、日本人の「時間感覚」です。
電車の時間は常に正確で、1分でも遅れる様であればお詫びのアナウンスが流れます。

そんな時間に正確な日本社会で働く際、この「時間感覚」を日本式にあわせないと
ビジネス成功させることはできません。
今回は、ビジネスシーンで活かせる「時間感覚」と対処法についてご紹介します。

「約束した時間ピッタリ」「約束した時間の5分前」「約束した時間の30分前は良い?」

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◆約束の時間ピッタリ、ジャスト◆ 電話・会議の開始時間
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・電話の約束や、WEB会議などの約束
 「では、今日の14:00に電話しますね」と約束した場合は、
 「14:00ピッタリ」に電話をしましょう。
 約束した相手は、14:00に電話を受ける体制になっていますので、早いのはNGです。

 複数名でのWEB会議等については、会議がスタートできる体制までに
 時間がかかる事がありますので、その時間を想定したうえで
 スタート時間を設定できると良いでしょう。


・会議の開始時間
 会議やミーティングの開始時間は、時間ピッタリにスタートします。
 (ただし、会議室への集合は5-10分前です)

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◆約束の時間の5分~10分前◆ 企業訪問・会議や会食の集合時間
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・企業への訪問
 商談など企業に訪問する際は、約束の5分~10分前に受付を済ませましょう。
 反対に、15分以上早く訪問しすぎると、迷惑になります。
 (迷惑とは:相手が別の仕事をしている状況で仕事を中断させてしまう)
 早く到着しすぎた場合は、近くのカフェなどで待機しておきましょう。
  ※13:00の約束など、お昼休憩(ランチタイム)が終わった後の約束の場合は
  1~3分前の方が良いとされています。
  一般的なオフィスでは、12:00~13:00がお昼休憩です。
  約束の相手がお昼に少しでも休憩できるようにという配慮です。

 日本人ビジネスパーソンにとって、「遅刻」は「できないビジネスパーソン」
 「約束がまもれない信頼できないビジネスパーソン」 だと判断されてしまいます。
 日本人ビジネスパーソンは、はじめて訪問する会社に行く際などは、
 電車が遅れたり迷ったりしても良いように、
 約束の30分前に到着するように計画を立てる事が多いです。

・会議やミーティング
 社内会議や簡単なミーティングなど、社内での打ち合わせも5~10分前です。
 資料の準備や配布などは、開始時間の前に完了させ、
 予定時間ぴったりに会議がスタートするのが日本式です。


・会食の約束(仕事関係者との食事会)
 仕事関係者との食事会は5~10分前に会場に到着しておきましょう。
 この場合も、早く到着しすぎると、お店や会場が準備できていない場合がありますので
 施設の方に確認しておくと良いでしょう。 

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◆番外編: ビジネスメールは24時間以内に返信◆
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仕事では、メールでやりとりをする事が多いと思いますが、ビジネスメールにおいては、「24時間以内に返信」を心がけましょう。


回答に必要な結論ががすぐに出せない場合は、
「確認しますので、〇日までお待ちください」と、
一旦返事を送りましょう。

休暇などで、事前に返信が遅れると分かっている場合は
「〇日~〇日までお休みを頂戴します。お返事は〇日以降になります。ご了承ください。」
と伝えておいたり、

急な休みだった場合は「お返事が遅くなり申し訳ございません。」
などと一言添えると良いですね。

正解はこれ! というものはありませんが、
“相手が返事を待っている”ということを常に配慮して対応できると良いでしょう。

ーーー

ここで、注意していただきたいのは、単純「時間を守る」という事も大事ですが
「相手の立場にたって考えてみたときに、どういう行動がベストか」という事です。

日本で「できる!」と思ってもらえるかどうかは
「どれだけ相手への配慮ができるか」
「どれだけ相手の立場にたって考え行動ができるか」です


参考にしてみてください♪


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