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2019.08.30
仕事
日本の仕事・職種INDEX

秘書/語学力を活かして重役の仕事をフルにサポート!~日本の仕事・職種INDEX ~

2019.08.30 秘書の仕事一覧はこちらです! up

NINJA事務局より

「翻訳」「通訳」は、日本で働く外国人材の皆さんの人気職種ですが、日本のビジネスではまだまだ、「語学が活かせる」「母国との架け橋になれる」魅力的な仕事が沢山あります。
NINJAでは魅力的な仕事を紹介していきます。

「秘書ってどんな仕事?」「やりがいは?」「どんなスキルが必要でどんなスキル身につく?」を解説します。

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◆秘書ってどんな仕事?
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みなさんは、「秘書」というお仕事があるのをご存じでしょうか。

秘書とは、重要なポジションに就く人や上級社員について、その人の仕事を陰で支える役割を担う人のことです。英語ではSecretaryといいますが、元々は「Secretな仕事を任せる人」「秘密を打ち明けることのできる人・信頼のおける人」という意味だったそうです。

秘書と一言で言ってもたくさんの種類があります。
企業の役員秘書、議員秘書、学者の秘書、医療秘書、弁護士秘書など、、。
今回は、「一般企業の役員・上級社員秘書」を例にとって説明をしていきます。

それでは、秘書の業務には具体的にどんなものがあるのでしょうか。
多忙な重役のサポートをする「秘書」ですが、主に以下のような業務をします。

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通訳・翻訳
スケジュール管理
来客・訪問のアポイントメント
会議の準備
出張の手配
慶弔関連、お中元、お歳暮の手配
電話・メール対応
社内外への各種連絡
文書・資料作成
その他の雑務
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特に、上司が日本人であなたが外国籍の場合は、語学面でのサポートを期待されることも多い様です。海外拠点や海外の取引先とのコミュニケーションを上司に代わって対応をお願いされることもあります。また、上司が語学を習得する際の「語学教師」なってほしいというケースもあります。

また秘書には、1人の役員に1人の秘書がつく「個人秘書」と、秘書課や秘書室などが設けられ、複数人で役員をサポートする「グループ秘書」があります。

主な業務を挙げましたが、秘書の仕事というのは担当する役員によって千差万別ですし、常に役員と行動をともにする場合もあれば、秘書課・秘書室でのデスクワークが中心になる場合もあります。

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◆秘書の魅力、やりがいを聞いてみました!
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・企業の経営に直接関わる重役について仕事をすることは、毎日刺激的で、勉強になることがたくさんあります。(金融業 秘書課・中国出身・女性)

・担当役員の都合に合わせて行動するので勤務時間が不安定なところがありますが、「ありがとう」と感謝のことばをもらったときに、この仕事をしていて良かった!と実感します。(商社 秘書・韓国出身・女性)

・担当役員が望んでいることを見極めて、自分が何をすべきかを常に考えなければならないことがとても大変ですが、その分やりがいを感じます。(不動産業 秘書・中国出身・女性)

・社長の語学教師兼秘書で入社しました。社長が英語力をあげたいということで、社長とは英語で会話をしています。身の回りのサポートをすることはもちろんですが、社長の英語をビジネスレベルにまで向上させることも私のミッションの1つです。(IT関連サービス・秘書・アメリカ出身・男性)

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◆秘書はどんなスキルが必要?
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・社外のお客様と会う機会が多く、重役や、お年を召した方などもいらっしゃいます。日本語の敬語をみにつけ、きちんとした言葉遣いができなければなりません。

・資料作成などの事務作業をすることも多いので、Word・Excelなどの基本的なパソコンスキルが必要です。

・最近では海外のお客様や取引先とのビジネスをする企業が多く、企業によっては日本語以外の語学スキルが求められることもあります。

・絶対に必要ということではありませんが、秘書を目指す多くの人が「秘書検定」の資格を持っています。秘書に必要な基本知識を習得できますので、秘書検定を取得することは有利にはたらくでしょう。

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◆秘書はどんなスキルが身につく?
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・さまざまな業務をこなし、社内外のトップラスの人たちと接していくことで、高いレベルのビジネスマナー、慶事やパーティ・弔事の際の礼儀作法が身にきます。

・多岐に渡る業務を効率よくこなすための優先順位を瞬時に判断する能力が磨かれ、処理スピードも速くなっていきます。

・担当役員の性格や考え方、体調面に常に気を配り、ニーズに沿ったきめ細やかな補佐をすることが必要ですので、秘書に欠かせないコミュニケーション能力が磨かれます。

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いかがですか?秘書の仕事に興味がわいてきましたか?
興味をもったら、ぜひNINJAで仕事を探してみましょう。

では♪
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